Plan d'organisation

Office manager externalisé

DemaaPlan d'organisation

Plan d'organisation de votre activité

Cadrez administration, fournisseurs, contrats, équipe et routines internes.

Objectif

Vérifier ce qui est déjà en place, repérer les manques, puis lancer les trois actions les plus utiles.

Mode d'emploi

1Cochez uniquement ce qui fonctionne vraiment.

2Ajoutez un responsable pour les manques importants.

3Gardez trois priorités dans le plan d'action 3 mois.

Entreprise

Date

DemaaPlan d'organisation

Diagnostic opérationnel

Cochez ce qui fonctionne déjà. Les cases restantes servent à choisir les priorités du plan d'action.

Périmètre & services internes

Définir services couverts, limites et interlocuteurs internes

Repérer demandes hors périmètre ou à faire valider

Mettre à jour règles, niveaux de service et responsabilités

Partager les arbitrages avec les équipes concernées

Responsable

Échéance

Demandes internes & priorités

Qualifier la demande entrante

Vérifier besoin, urgence, lieu et contraintes

Confirmer la prochaine étape avec le client

Lister demandes ouvertes, urgence et propriétaire

Clarifier ce qui est inclus, exclu ou à valider

Prioriser actions utiles et points à transmettre

Responsable

Échéance

Administration quotidienne

Lister tâches administratives ouvertes et urgence réelle

Traiter demandes, validations et transmissions du jour

Suivre blocages, relances internes et pièces manquantes

Clôturer avec trace, responsable et prochaine échéance

Responsable

Échéance

Fournisseurs & achats

Lister besoin interne, fournisseur, budget et validation attendue

Comparer devis, conditions, délais et impact sur le service rendu

Suivre commande, livraison, facture et responsable de réception

Repérer achat non validé, retard ou dépense hors budget

Rattacher l'achat au client, contrat ou centre de coût concerné

Responsable

Échéance

DemaaPlan d'organisation

Diagnostic opérationnel

Cochez ce qui fonctionne déjà. Les cases restantes servent à choisir les priorités du plan d'action.

Contrats & documents

Collecter les pièces nécessaires

Vérifier les informations manquantes

Classer la version utile

Responsable

Échéance

Budget services généraux

Suivre dépenses engagées, contrats fournisseurs et factures reçues

Comparer budget prévu, coûts réels et économies obtenues

Repérer dépense hors validation, doublon ou renouvellement inutile

Rapprocher commande, validation, facture et centre de coût

Ajuster fournisseurs, contrats ou règles d'achat interne

DemaaPlan d'organisation

Plan d'action 3 mois

Reprenez les cases non cochées. Gardez trois priorités maximum pour structurer sans vous disperser.

Priorité 1

Action

Responsable

Échéance

Résultat attendu

Priorité 2

Action

Responsable

Échéance

Résultat attendu

Priorité 3

Action

Responsable

Échéance

Résultat attendu

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Diagnostic opérationnel

Périmètre & services internes

Demandes internes & priorités

Administration quotidienne

Fournisseurs & achats

Diagnostic opérationnel

Contrats & documents

Budget services généraux

Plan d'action 3 mois

Priorité 1

Priorité 2

Priorité 3

Routines équipe