Plan d'organisation

Secrétariat externalisé

DemaaPlan d'organisation

Plan d'organisation de votre activité

Structurez appels, agenda, accueil, messages et transmission des informations.

Objectif

Vérifier ce qui est déjà en place, repérer les manques, puis lancer les trois actions les plus utiles.

Mode d'emploi

1Cochez uniquement ce qui fonctionne vraiment.

2Ajoutez un responsable pour les manques importants.

3Gardez trois priorités dans le plan d'action 3 mois.

Entreprise

Date

DemaaPlan d'organisation

Diagnostic opérationnel

Cochez ce qui fonctionne déjà. Les cases restantes servent à choisir les priorités du plan d'action.

Offres & standards d'accueil

Clarifier le niveau d'accueil attendu et les cas pris en charge

Mettre à jour scripts, tonalité, horaires et consignes client

Identifier les demandes à traiter, transférer ou exclure

Préparer un cadre homogène avant prise d'appels

Responsable

Échéance

Appels & demandes entrantes

Qualifier l'appel, le besoin et le degré d'urgence

Identifier le bon interlocuteur ou la bonne action à enclencher

Donner une réponse, un transfert ou un rappel clair

Tracer ce qui a été promis au contact

Responsable

Échéance

Agenda & rendez-vous

Planifier les rendez-vous selon disponibilités et contraintes

Vérifier durée, lieu, consignes et informations utiles

Arbitrer conflits de créneaux, reports ou annulations

Confirmer chaque rendez-vous avec les bonnes parties

Responsable

Échéance

Messages & transmissions

Centraliser messages, consignes et demandes à transmettre

Qualifier ce qui doit être traité, escaladé ou simplement relayé

Envoyer l'information au bon interlocuteur avec le bon contexte

Suivre accusé, retour ou action déclenchée après transmission

Responsable

Échéance

DemaaPlan d'organisation

Diagnostic opérationnel

Cochez ce qui fonctionne déjà. Les cases restantes servent à choisir les priorités du plan d'action.

Confidentialité & consignes

Lister obligations, preuves et points de contrôle

Vérifier dossiers, autorisations ou documents sensibles

Repérer écarts, risques ou pièces manquantes

Planifier corrections et validations nécessaires

Archiver les preuves au bon endroit

Responsable

Échéance

Abonnements & facturation

Suivre abonnements, volumes traités, coûts d'équipe et encaissements

Comparer charge réelle, SLA, options facturées et marge par client

Repérer surconsommation, impayé ou service rendu hors contrat

DemaaPlan d'organisation

Plan d'action 3 mois

Reprenez les cases non cochées. Gardez trois priorités maximum pour structurer sans vous disperser.

Priorité 1

Action

Responsable

Échéance

Résultat attendu

Priorité 2

Action

Responsable

Échéance

Résultat attendu

Priorité 3

Action

Responsable

Échéance

Résultat attendu