Choisir les chantiers prioritaires : agencement sur mesure, cuisine, placards, menuiseries extérieures ou pose de portes
Définir la zone d’intervention, le panier minimum et les chantiers à refuser
Fixer les objectifs mensuels : chiffre d’affaires, marge, devis signés et semaines de planning remplies
Suivre chaque semaine les urgences, les devis en attente et la charge des équipes
02
Acquérir, qualifier et conclure un chantier
À chaque demande, revue hebdomadaire des devis
Exemple de processus détaillé
Comment organiser un chantier de menuiserie, du devis signé à la réception
Un flux commun pour passer du devis signé aux mesures, à la fabrication, à la pose et à la réception sans information perdue.
01
Ouvrir un dossier exécutable
Le périmètre vendu, les options retenues, l’acompte et la fenêtre de réalisation sont confirmés.
Point de départ : Le devis accepté, les choix retenus, les échanges commerciaux et la preuve de l’acompte.
Responsable : Le chargé d’affaires
Résultat : Un dossier chantier numéroté avec périmètre, client, adresse, échéances et responsable désigné.
Contrôle : Le dossier est comparé au devis signé avant toute prise de mesures destinée à la fabrication.
02
Figer les données de fabrication
Les côtes, contraintes du site, plans et validations client sont regroupés dans le dossier.
Point de départ : Le dossier chantier, le relevé sur site, les contraintes d’accès et les choix de finition.
Responsable : Le métreur ou le conducteur de travaux
Résultat : Un relevé daté et une version validée des plans, côtes, finitions et contraintes techniques.
Contrôle : Les dimensions critiques sont vérifiées deux fois et toute modification client laisse une nouvelle version identifiable.
03
Autoriser l’atelier
Créer et optimiser la fiche Google Business Profile : zone, horaires, téléphone, services et photos
Mettre en ligne un site clair avec les prestations, les zones desservies et un bouton Appeler / Demander un devis
Lancer des campagnes Google Ads locales sur les recherches rentables : menuisier sur mesure, pose de cuisine, agencement intérieur, fenêtre ou porte d’entrée
Qualifier la demande avec les dimensions, plans, photos du support, usage attendu, matériaux, finition, quincaillerie, accès et délai
03
Démarrer et clôturer un chantier
À chaque ouverture et clôture de chantier
Valider avant fabrication les cotes finales, le sens d’ouverture, les supports, les finitions, les accès de livraison et l’accord client
Préparer les pièces, l’outillage, les protections et les documents techniques nécessaires
Réaliser avant le départ : contrôle des cotes, niveaux, aplombs, fixations, jeux, ouverture et fermeture, joints puis nettoyage
Tester chaque ouvrant et équipement, remettre les clés et références, expliquer l’entretien puis faire réceptionner la pose
04
Gérer le matériel, les commandes et les fournisseurs
Contrôle des livraisons, revue hebdomadaire des stocks
Définir un stock minimum pour : quincaillerie, fixations, cales, colles, joints, abrasifs, protections, consommables de finition et pièces d’ajustement
Créer une alerte de réapprovisionnement dès que le stock minimum est atteint
Affecter chaque outil et appareil de mesure à un véhicule ou à un technicien
Comparer les prix, délais et taux d’erreur des fournisseurs principaux et de secours
05
Suivre l’avancement d’un chantier
Après chaque intervention, contrôle quotidien
Mettre chaque chantier en statut : à préparer, en cours, bloqué, à réceptionner ou terminé
Noter les éléments débités, assemblés, finis, livrés et posés ainsi que les quincailleries ou validations restant à obtenir
Ajouter les photos avant/après et signaler immédiatement un blocage ou un travail supplémentaire
Confirmer au client la prochaine intervention et la date prévisionnelle de fin
06
Fidéliser les clients et organiser les relances
Après chaque intervention, revue mensuelle
Envoyer après chaque intervention un SMS avec le lien direct vers l’avis Google
Enregistrer l’équipement posé, la date d’intervention et la fin de garantie dans la fiche client
Programmer les rappels utiles : réglage des ouvrants, contrôle des joints, entretien des finitions ou reprise de quincaillerie
Recontacter les clients satisfaits avant leur prochaine échéance et demander une recommandation
07
Planifier et régler les échéances
Contrôle hebdomadaire, transmission mensuelle
Centraliser les échéances fournisseurs, salaires, TVA, assurances, véhicules et abonnements
Contrôler chaque semaine le solde bancaire et les décaissements des 30 prochains jours
Faire correspondre chaque facture fournisseur au chantier concerné avant paiement
Transmettre au comptable les factures d’achat et de vente dans un dossier mensuel unique
08
Tenir les dossiers et piloter la rentabilité de l’activité
À chaque chantier, synthèse mensuelle
Créer une fiche par chantier avec devis, achats, heures prévues, heures réalisées et sous-traitance
Comparer à la fin du chantier la marge prévue avec la marge réellement obtenue
Repérer les écarts de marge liés aux chutes, reprises d’atelier, quincailleries oubliées, finitions, livraisons ou temps de réglage
Mettre à jour les prix et les temps standards sur les prochains devis
09
Planifier les équipes et organiser les remplacements
Planification hebdomadaire, ajustement quotidien
Construire le planning hebdomadaire avec adresse, durée, technicien, compétence et matériel nécessaire
Vérifier avant d’affecter une intervention : maîtrise des machines utilisées, aspiration disponible, autorisation de travail en hauteur et moyens de manutention adaptés
Tenir une liste de remplaçants, intérimaires et sous-traitants joignables en urgence
Envoyer chaque matin les changements de planning et les consignes prioritaires à l’équipe
10
Préparer et piloter l’intégration d’un nouvel employé
À chaque arrivée
Préparer avant son arrivée le contrat, les EPI, la tenue, le téléphone et les accès au planning
Présenter les règles de sécurité, le rangement du véhicule et la gestion des photos clients
Prévoir du travail en binôme sur la prise de cotes, les machines, l’assemblage, la manutention, la pose et les réglages
Valider avec une checklist ce qu’il peut réaliser seul avant de lui affecter un chantier
11
Contrôler la sécurité et les couvertures d’assurance
Contrôle mensuel et avant chaque chantier sensible
Contrôler avant échéance : responsabilité civile, décennale selon les travaux, qualification RGE annoncée, protections des machines et contrôle de l’aspiration des poussières de bois
Tenir à jour le DUERP, les habilitations et le registre des incidents ou presque-accidents
Contrôler dans chaque véhicule les EPI, extincteur, trousse de secours et matériel de consignation
Conserver les preuves de contrôle, photos et signatures nécessaires pour chaque chantier sensible
12
Répartir les décisions et les niveaux d’autorité
Mise à jour trimestrielle et à chaque changement d’équipe
Lister ce que l’intervenant peut décider seul : réglage de quincaillerie, remplacement d’une fixation équivalente ou reprise légère de finition dans la tolérance prévue
Fixer un montant maximum d’achat et de remise sans validation du dirigeant
Définir les situations à remonter immédiatement : cotes incompatibles, support non porteur, présence suspecte d’amiante ou de plomb, vitrage endommagé ou fixation impossible
Nommer la personne qui tranche lorsque le dirigeant est sur un chantier ou indisponible
Une validation explicite déclenche les achats et la fabrication à partir de la dernière version approuvée.
Point de départ : Les mesures validées, le plan approuvé, la nomenclature et les délais fournisseurs confirmés.
Responsable : Le responsable atelier
Résultat : Un ordre de fabrication relié à la bonne version et des achats spécifiques autorisés.
Contrôle : L’atelier refuse tout lancement sans statut Bon pour fabrication, version, date et approbateur visibles.
04
Prévoir le chantier avant le départ
Équipe, accès, matériel, livraisons et protection du site sont vérifiés avant la date de pose.
Point de départ : Les éléments fabriqués, le créneau client, les contraintes du site et les besoins de pose.
Responsable : Le conducteur de travaux ou le responsable pose
Résultat : Une intervention confirmée avec équipe, chargement, matériel, protections, accès et interlocuteur sur place.
Contrôle : La checklist de départ est terminée avant chargement ; tout manque critique bloque la confirmation du chantier.
05
Documenter le résultat
Les éléments posés, ajustements et éventuelles réserves sont enregistrés sur le dossier.
Point de départ : Le dossier de pose, les éléments contrôlés, le matériel et les consignes de protection du site.
Responsable : Le chef d’équipe de pose
Résultat : Un compte rendu avec ouvrages posés, ajustements, photos, temps et réserves éventuelles.
Contrôle : Le chef d’équipe compare le résultat au plan validé et fait corriger ou déclarer tout écart avant départ.
06
Clôturer avec le client
La réception, les réserves et leur date de levée rendent la fin du chantier incontestable.
Point de départ : Le chantier terminé, le compte rendu de pose et la liste des écarts encore ouverts.
Responsable : Le chargé d’affaires ou le conducteur de travaux
Résultat : Un procès-verbal signé et, si besoin, une liste de réserves attribuées avec échéances.
Contrôle : Le dossier ne se clôture qu’après signature, levée documentée des réserves et déclenchement du solde facturable.