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Conseil & services aux entreprises
Office manager externalisé
Le systeme pour cadrer l'administratif interne, les fournisseurs et les routines d'equipe sans friction.
Périmètre & services internes
- Définir services couverts, limites et interlocuteurs internes
- Repérer demandes hors périmètre ou à faire valider
- Mettre à jour règles, niveaux de service et responsabilités
- Partager les arbitrages avec les équipes concernées
Demandes internes & priorités
- Qualifier la demande entrante
- Vérifier besoin, urgence, lieu et contraintes
- Confirmer la prochaine étape avec le client
- Lister demandes ouvertes, urgence et propriétaire
- Clarifier ce qui est inclus, exclu ou à valider
- Prioriser actions utiles et points à transmettre
Administration quotidienne
- Lister tâches administratives ouvertes et urgence réelle
- Traiter demandes, validations et transmissions du jour
- Suivre blocages, relances internes et pièces manquantes
- Clôturer avec trace, responsable et prochaine échéance
Fournisseurs & achats
- Lister besoin interne, fournisseur, budget et validation attendue
- Comparer devis, conditions, délais et impact sur le service rendu
- Suivre commande, livraison, facture et responsable de réception
- Repérer achat non validé, retard ou dépense hors budget
- Rattacher l'achat au client, contrat ou centre de coût concerné
Contrats & documents
- Collecter les pièces nécessaires
- Vérifier les informations manquantes
- Classer la version utile
Budget services généraux
- Suivre dépenses engagées, contrats fournisseurs et factures reçues
- Comparer budget prévu, coûts réels et économies obtenues
- Repérer dépense hors validation, doublon ou renouvellement inutile
- Rapprocher commande, validation, facture et centre de coût
- Ajuster fournisseurs, contrats ou règles d'achat interne
Routines équipe
- Attribuer les responsabilités
- Confirmer disponibilités et compétences
- Partager consignes, accès et priorités
- Suivre charge, absences et remplacements
- Clarifier qui décide en cas de blocage